Dokumenthantering

Dokumenthantering för ett effektivt flöde

Alla företag oavsett verksamhet behöver ett fungerande flöde av information. Detta är viktigt av många anledningar; arbetet blir mycket effektivare, personalen som arbetar med och bearbetar data i flödet blir nöjda användare, det är mycket kostnadseffektivt och man säkerställer att informationen finns tillgänglig för rätt personer och i rätt tid. Idag är säkerhetsfrågor en av de viktigaste frågorna inom en organisation, särskilt med tanke på alla bedrägerier som skett och där man kommit över hemlighetsstämplad information. Ett bra informationssystem ska man kunna lita på och det ska fungera som det är tänkt i alla lägen, för att kunden ska bli så nöjd som möjligt.

Ett av alla de system som ett företag använder är dokumenthantering. Klicka här för att läsa mer. Detta är ett system som håller reda på alla företagets dokument och ser till att de finns i säkert förvar. Med andra ord kan man lätt styra vem som ska komma åt vilket dokument, samt vid vilket läge det ska gå att få åtkomst – på kontoret eller på distans. En del anställda behöver ofta komma åt dokument när de exempelvis är på resande fot och det är då viktigt att åtkomsten är rätt konfigurerad. Exempelvis kan säljare behöva komma åt information om kunder, medan en personalchef kan behöva plocka upp information om företagets anställda.

Ett dokumenthanteringssystem ska kunna lagra alla möjliga filformat som används av företaget. Dessa består vanligen av Word- och Excel-filer men är också ofta PDF:er och databasfiler. Det handlar dock inte enbart om lagring av dokument, utan är ett mycket mer sofistikerat system än så. Främst handlar det om ett system där arbetsflödet är effektivt och där man snabbt, säkert och effektivt kan dela information inom företaget. Ett bra system för dokumenthantering använder sig dessutom av versionshantering; om flera arbetar på samma dokument samtidigt så migreras det som skrivits i ett och samma dokument.

Att de anställda kan utföra sitt arbete på ett effektivare sätt medför givetvis att kostnaderna minskar, samtidigt som alla blir nöjda och glada och gör ett bättre jobb. Dessutom finns det oftast möjligheter att integrera dokumenthanteringen med andra system som företaget äger. Många företags IT-system är mycket komplexa och genom att skaffa dokumenthantering som är enkel att integrera med övriga system har man en komplett fungerande IT-lösning som de anställda inom IT-avdelningen kommer uppskatta.

Precis som alla andra IT-system så behöver man dock försäkra sig om att man har en fungerande backup-lösning som enkelt kan återställa all data om olyckan skulle vara framme.

One comment

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *